El sistema institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla el Ayuntamiento de Cuauhtémoc y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental. Todos los documentos de archivo en posesión del Ayuntamiento de Cuauhtémoc formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse por un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establece el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables en el ámbito estatal y municipal. 

El Sistema Institucional de Archivos operará a través de las unidades e instancias siguientes:

I. Normativa:

a) Área coordinadora de archivos, y

b) Grupo interdisciplinario.

II. Operativas:

a) Correspondencia u oficialía de partes;

b) Responsable del Archivo de trámite;

c) Responsable del Archivo de concentración, y

d) Responsable del Archivo histórico, en su caso.